Gestão de frotas

Aprenda a usar o OTIF para melhorar as entregas

Bianca Bueno 17 de Junho de 2021

Aprenda a usar o OTIF para melhorar as entregas

Entenda como calcular a performance de logística, interpretar indicadores e otimizar o serviço

O sucesso do setor da logística depende de duas importantes fases de desempenho: cumprimento de prazos e entrega correta de produtos ao cliente. Porém, no meio desse caminho, diversas situações podem atrapalhar o sucesso da operação. A boa notícia é que um indicador binário, isto é, um KPI (Key Performance Indicator) pode ajudar a medir os fatores que influenciam a logística para visualizar o que precisa ser mantido e o que deve ser aperfeiçoado. Já pensou ter um controle seguro, com dados reais, do que acontece na logística? Com o indicador OTIF isso é possível.

Para começo de conversa, é importante entender o que é um KPI - sigla para “Indicadores-chave de Performance” em português. Trata-se de uma ferramenta usada para avaliar resultados através do serviço prestado por uma equipe. Dentro desse universo está o OTIF (On Time In Full), que tem em seu próprio nome o conceito das duas métricas que são utilizadas para medir a qualidade do serviço:

On Time: do português, “na hora”, é a métrica que analisa se foi cumprido o prazo de entrega, conforme o que foi previamente combinado com o cliente, a considerar data, horário e local.

In Full: do português, “completo”, é a métrica que avalia se o produto recebido pelo cliente respeitou as características informadas no momento da compra e se atendeu às suas expectativas (dimensões, quantidade, qualidade, integridade, entre outras).

Vamos para o cálculo? Para isso, você precisa reunir seus dados - sejam eles dos últimos 6 ou 12 meses - e separá-los nas duas categorias: On Time e In Full. Ou seja, os que foram atendidos no prazo e os que foram entregues sem erro algum.

Com esses dados, você aplica a fórmula para localizar qual o OTIF perfeito da organização, multiplicando um elemento pelo outro:

OTIF = % On Time X % In Full

Exemplo:

On Time: 95% (5% das entregas não ocorreram dentro do prazo)

In Full: 90% (10% das entregas apresentaram problemas quanto à integridade do produto)

OTIF: 95% X 90% = 0,95% X 0,90% = 0,855% = 85,50%

Agora, você sabe que a logística da sua operação tem um OTIF de 85,50% - e que seu objetivo final, claro, é ter um indicador perfeito de 100%. Com esse dado em mãos, você passa a ter um controle muito maior sobre a satisfação e a fidelização de clientes - e como o serviço pode ser otimizado para se tornar um destaque neste sentido. Com um indicador de 85,50% e uma meta de 100%, por exemplo, você passará, principalmente, a identificar pontos de falha e melhoria; pode otimizar, também, a qualidade das entregas; e reduzir custos logísticos em função de avarias ou devolução; tudo isso resultando em mais produtividade.

Quando você opta por transformar a cultura de uma empresa e passa a utilizar um KPI de logística como o OTIF, você está optando também por evoluir no serviço prestado. Fica para trás a realidade de um cenário obscuro, onde você não acompanha os índices do trabalho, e passa a ter um monitoramento completo, entendendo os erros, medindo a frequência deles e agindo para evitar a sua repetição.

Agora, uma dica valiosa antes de passar a implementar o OTIF na sua área de logística: esse indicador só irá funcionar se você tiver um bom serviço de gestão de frotas e uma equipe igualmente engajada com esses índices. O sistema que você usa para isso será determinante para ter acesso a informações completas durante a entrega e, principalmente, informações organizadas. Avalie se o serviço da sua equipe está sendo monitorado em detalhes através dessas ferramentas e descomplique a sua vida na hora de reunir, organizar e “traduzir” dados.

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