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Como criar uma política de frotas para os veículos da empresa?

Leonardo Silva 26 de Julho de 2021

Como criar uma política de frotas para os veículos da empresa?

Entender como funciona, saber os principais pontos para a sua criação e assimilar os ganhos de produtividade com o uso de uma política de frotas é um importante passo no gerenciamento na área de transporte

Os desafios na gestão de frotas tornam a rotina de um gestor cada vez mais sistemática:

É preciso lançar mão de sistemas e ferramentas para garantir que o setor do transporte siga seu fluxo diário normalmente, e isso acontece com as frotas maiores e, também, com as pequenas frotas.

Então, como cuidar dos veículos, preservar e capacitar colaboradores, reduzir custos e ter uma frota competitiva? Como balizar esses objetivos?

Dentro desse plano de ação e para garantir todas as funções e metas, uma das melhores estratégias é criar uma política de frotas.

Com esse documento é possível regulamentar o uso dos veículos e os procedimentos para gerenciar a frota, dentre outros pontos importantes para controlar veículos de todo o tipo.

O que é?

Neste documento de política de frotas, as diretrizes de gestão e uso da frota da empresa são muito bem estabelecidas.

São definidas regras e normas que garantem um bom - e econômico - uso dos veículos, preservando os usuários e o patrimônio.

Com a política de frotas, o gestor é amparado por um procedimento padrão para medir o desempenho do seu time e, ainda, conseguir assegurar que riscos serão minimizados,

como é o caso de colaboradores usarem veículos para fins pessoais ou então atitudes perigosas na direção, por exemplo.

Quando os processos são claros e estão balizados por regras coerentes, a equipe sabe como deve agir e está ciente das consequências caso alguma coisa fuja do planejamento.

Com uma rotina de trabalho bem organizada, os envolvidos cumprem os caminhos de uma gestão organizada e elevam os ganhos em produtividade.

Por onde começar?

Mapeamento da frota e métricas ideais

Como é a sua frota de veículo hoje? O primeiro passo é mapear e entender como está a rotina de cada veículo atualmente, pois são essas informações que irão delimitar as regras da sua política de frotas.

Faça previsões de consumo de combustível, o tempo de operação de cada um, intervalo de manutenção, tolerância na mudança de trajetos, tempo ocioso do motor, tempo de paradas, dentre outros tópicos.

Visualize como tudo acontece hoje e crie as novas métricas para obter os resultados ideais.

Mapeamento de equipe e métricas ideais

Faça o registro de como a sua equipe está trabalhando hoje e defina quais as métricas que serão levadas em conta com os colaboradores,

como duração do turno de trabalho, tempo de intervalo, tolerância de velocidade, acidentes e multas, modo de condução ideal, etc.

Tenha em mente que preservar a equipe e integridade física dos condutores deve ser o principal pilar de toda essa estrutura.

3. Transparência e responsabilidade

Todas as regras, além de fácil entendimento, também precisam ser compartilhadas com clareza e compromisso de engajamento da equipe.

Transparência e senso coletivo de responsabilidade precisam andar juntos.

Nessa apresentação, o gestor de frotas deve engajar a equipe no processo, mostrando que o objetivo final é otimizar a jornada de trabalho de todos, e não apenas controlar e exigir atitudes dos condutores.

O ideal é apresentar a política de frotas como um contrato, com a leitura, ciência e assinatura de todos os envolvidos.

4. Estabeleça os objetivos e tenha um cronograma de ação

Além das métricas mencionadas acima, entenda quais as suas necessidades e metas a cumprir, e coloque isso também dentro da política de frotas.

Observe pontos importantes como conservação da frota; capacitação e comportamento dos condutores; questões jurídicas; dados e demais informações para o processo de gestão, e inclua tudo no documento.

Quanto mais completo, mais próximo de uma política de frotas eficiente você estará.

Depois de tudo definido, é hora de estabelecer prazos e agendas de apresentação e implementação das novas regras para utilização dos veículos da empresa.

5. Acompanhe seus resultados e atualize as políticas

Lembre-se, gestor de frotas, que, com essa política, você terá maior controle sobre o desempenho de veículos e condutores,

e que boa parte desses dados reais e comparativos para comprovar se as normas estão sendo cumpridas estão totalmente ligados a um bom monitoramento das frotas.

Conte com sistemas e tecnologias de excelência para garantir que todo movimento nas ruas passará pelo seu acompanhamento - e aproveite os resultados para dar os devidos feedbacks à sua equipe.